La communication écrite possède plusieurs avantages, mais le fait de se voir et de s’entendre est beaucoup plus puissant et naturel. C’est pour cette raison que les services web TIC FGA comprennent une solution de visioconférence.
Dans cet article, la solution OpenMeetings est présentée avec quelques précisions pour son utilisation, notamment pour :
- L’accès à une salle de visioconférence
- L’interface d’une salle de visioconférence
- La création d’une salle OpenMeetings
- Le partage d’écran à l’aide d’OpenMeetings
- L’enregistrement vidéo
Accès à une salle de visioconférence
OpenMeetings (ci-après OM) est un logiciel libre de visioconférence lié à Moodle FGA. La seule façon d’accéder à une salle de visioconférence OM de TIC FGA est par l’entremise d’une activité dans un cours de Moodle FGA [1].
Pour entrer dans une salle OM, il faut utiliser un navigateur web (Firefox, Google Chrome, Internet Explorer ou Safari), se connecter à Moodle FGA et entrer dans le cours où il y a une salle existante. L’actuelle version de OM (3.0.2) requiert encore le plugiciel Flash Player. Il faudra attendre la version 3.2 pour s’affranchir de Flash Player et pouvoir, par exemple, utiliser un iPad (qui ne supporte pas le Flash) pour entrer dans une salle OM.
D’un point de vue réseautique, OM FGA demande l’ouverture de certains ports sur le réseau. Si votre tentative d’accès échoue à partir du réseau de votre commission scolaire, il est fort probable que des modifications au réseau devront être apportées pour vous en permettre l’accès. Voici un message type à transmettre à votre service informatique le cas échéant :
L’application OpenMeetings (OM) est installée sur un serveur de la compagnie iWeb, loué par les services régionaux à la FGA du RÉCIT et financé par la DÉAAC (MÉLS). Le serveur est administré par la Montérégie. OM peut être utilisé par tous les intervenants de la FGA (élèves, enseignants, professionnels, etc.). Son adresse IP est 72.55.179.134 et son nom de domaine est openmeeting.ticfga.ca. L’utilisation de ce service demande cependant l’ouverture de certains ports qui peuvent être fermés dans votre réseau. Il serait important que ces ports soient ouverts, spécifiquement pour ce serveur. Il n’y a pas d’échange entre les postes clients, l’ensemble du flux passe par le serveur.
Voici les ports à ouvrir vers le serveur 72.55.179.134 :
- TCP : 1935, 5080, 8080, 8088
- TCP+UDP : 8443 et 4445 (pour le partage d’écran)
N’hésitez pas à joindre soutien@ticfga.ca pour toute information supplémentaire.
En cliquant sur le lien pour entrer dans une salle OM à partir d’un cours Moodle, vous verrez d’abord une mince barre de progression bleue et un loading… dans le coin supérieur droit. Une fois OM chargé, trois fenêtres surgissantes se superposent. D’abord l’autorisation du plugiciel Flash pour utiliser caméra et micro (1), suivi de la fenêtre de choix du périphérique (2) et finalement une fenêtre d’avertissement (3) pour l’enregistrement si vous êtes le premier dans la salle.
[cryout-multi][cryout-column width= »1/3″]
(1)
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(2)
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(3)
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Dans la 1re fenêtre, il faut bien sûr cliquer sur « Autoriser » pour que l’extension Flash Player opère.
La 2e fenêtre sert à choisir les périphériques micro et caméra. Il arrive qu’un ordinateur dispose de plus d’un micro, assurez-vous de sélectionner celui que vous désirez utiliser. Le bouton « Début d’enregis. » permet de valider le fonctionnement des périphériques en effectuant un court enregistrement que vous pourrez visionner en cliquant sur « Play ». Lorsque les paramètres sont à votre satisfaction, cliquez sur « Début de réunion ».
Si la 3e fenêtre est présente, cliquez sur « OK »; elle n’a aucune incidence sur le fonctionnement de la salle de visioconférence.
Et voilà, vous êtes prêt à collaborer, à communiquer dans une salle de visioconférence de OM.
L’interface de la salle OM
Une fois entré dans la salle, vous verrez l’interface complète de OM, voici une reproduction de cette interface.
En survolant les points jaunes de l’image, vous pourrez constater quelques portions importantes de l’interface, à savoir :
- Le menu Actions : pour créer des sondages et partager l’écran
- L’espace de fichiers : pour déposer des PDF qui pourront être présentés et annoter dans la zone tableau
- La barre-outils du tableau blanc : outils d’annotation de tableau
- Les options vidéo : accès aux paramètres des périphériques audio et vidéo ainsi qu’aux options d’enregistrements
- La zone de clavardage (T’chat)
Création d’une salle
Pour créer une salle de visioconférence, vous devez d’abord disposer d’un rôle enseignant dans un cours Moodle. Ensuite, dans votre cours, basculez en mode édition et cliquez sur le lien Ajouter une activité ou une ressource au bas de la section d’intérêt. Vous verrez dans le sélecteur d’activités, l’item OpenMeetings.
Lors de sa sélection, un formulaire pour préciser les paramètres de la salle de visioconférence apparaîtra.
Voici quelques précisions sur le formulaire :
donnez un nom révélateur, court et unique à cette salle. Elle sera permanente ; vous pourrez l’utiliser quand vous voudrez.
précisez le nombre maximum de participants dans la salle.
modifiez la langue au besoin.
Par la suite, si vous ne masquez pas l’activité, elle sera d’emblée disponible à tous les gens qui ont accès à votre cours.
Partage d’écran
Il est possible, avec OM, de partager votre écran pour faire une démonstration, par exemple. Parce que le partage d’écran de OM FGA requiert java et que java est la cible de plusieurs attaques [2], plusieurs mesures de sécurité sont en place rendant moins facile le partage d’écran.
Pour partager votre écran, dans la salle de visioconférence OM FGA, allez au menu Actions et sélectionnez le 2e élément : « Partager votre écran ». Cette action envoie un fichier JNLP du serveur vers votre ordinateur. Vous devez autoriser l’ouverture du fichier JNLP avec le Java Web Start Launcher.
Plusieurs situations problématiques peuvent survenir en activant le partage d’écran. En voici quelques-unes et leur solution (ces informations sont pour un ordinateur Windows).
Votre version de Java n’est pas sécurisée
Si vous n’êtes pas assidu à la mise à jour de Java, vous verrez apparaître la fenêtre ci-dessous.
Si cette fenêtre se présente, l’option recommandée est la préférable (Mettre à jour). Ne bloquez pas l’exécution car ce faisant, vous ne pourrez pas partager votre écran.
Utilisez l’option Ultérieurement si vous manquez vraiment de temps (ou si vous n’avez pas les droits pour faire la mise à jour de java).
Vous pouvez aussi cocher la case pour ne pas être embêté par cette fenêtre jusqu’à la prochaine mise à jour de Java.
Une fois la mise à jour effectuée, réessayez le partage d’écran (menu Actions).
Application bloquée par les paramètres de sécurité
Si l’application est bloquée par les paramètres de sécurité (fenêtre ci-contre), vous devrez effectuer les opérations suivantes :
1) Ouvrez le panneau de configuration, allez dans la section programmes et démarrez Java (32 bits).
2) Allez à l’onglet Sécurité et descendez le curseur de la réglette de élevé à moyenne.
3) Cliquez sur OK.
Réessayez le partage d’écran (toujours menu Actions dans OM).
Avertissement de sécurité
Finalement, si vous avez franchi les obstacles précédents, vous devriez voir une fenêtre d’avertissement de sécurité (ci-contre).
Vous devez cocher la case du coin inférieur gauche pour accepter les risques et démarrer l’application qui permet le partage d’écran.
La fenêtre partage d’écran
Si vous traversez les différentes embûches du démarrage de l’application partage d’écran, vous verrez alors la fenêtre partage d’écran. Vous pourriez alors modifier quelques paramètres pour ne présenter qu’une partie d’écran ou modifier la qualité de la diffusion de votre écran. Mais, le «par défaut» est souvent votre meilleur ami. Cliquez sur le bouton Partager du coin supérieur gauche. Il changera d’allure et deviendra un bouton avec un carré rouge, nommé Arrêter. C’est signe que votre écran est maintenant en partage. Ne fermez pas la fenêtre partage d’écran, basculez plutôt vers l’application requise pour votre démonstration.
Pour arrêter le partage d’écran, retrouvez la fenêtre Partage d’écran et cliquez sur le bouton Arrêter et le tour est joué.
Enregistrement vidéo
L’outil qui permet l’enregistrement vidéo d’une réunion de OM FGA est le même que celui de partage d’écran. Il faut utiliser les étapes du partage d’écran; lorsque la fenêtre Partage d’écran s’affiche, vous verrez dans le bas un onglet nommé Enregistrement. Cliquez sur le bouton « Démarrer l’enregistre… » pour démarrer l’enregistrement.
Effectuer les manipulations et ajouter vos commentaires audio pour cet enregistrement. Lorsque vous avez terminé, retournez à la fenêtre Partage d’écran et cliquez le bouton «Arrêtez l’enregistrement».
Pour obtenir le fichier de votre enregistrement, vous devez ouvrir le formulaire des paramètres de l’activité OpenMeetings de Moodle. En mode édition, sur la page d’accueil du cours contenant l’activité OpenMeetings, allez dans les paramètres de cette activité. Le dernier paramètre avant la section Réglages courants se nomme Enregistrements disponibles pour visionnement.
Sélectionnez dans la liste déroulante votre enregistrement (vous devez vous souvenir de la date et de l’heure de votre enregistrement, c’est le seul moyen de distinguer les enregistrements). Puis cliquez sur le bouton Télécharger en avi ou en flv selon votre préférence. Le téléchargement débutera et vous aurez ainsi l’enregistrement sur votre ordi pour édition ou diffusion ailleurs.
Si vous désirez diffuser tel quel l’enregistrement à vos élèves, vous pouvez ajouter une nouvelle activité OpenMeetings en précisant dans le formulaire de paramètres que le type de réunion est « Visionner un enregistrement ».
Conclusion
OpenMeetings est une solution libre et gratuite mise à la disposition de tous les intervenants en FGA au Québec. Que votre besoin soit pour une entrevue enregistrée, une réunion, une démonstration, un accompagnement, vous pouvez utiliser une salle de OM FGA.
Si vous éprouvez des difficultés dans l’utilisation de OM, pour toute question ou commentaire, n’hésitez pas à communiquer avec soutien@ticfg.ca.